Электронная почта призвана делать наше общение быстрым и удобным. Но часто она выполняет противоположную функцию, становясь убийцей вашего времени. Чтобы научиться рационально пользоваться «электронкой» необходимо руководствоваться некоторыми основными правилами.
Для проверки электронной почты установите определенную периодичность - например, по 10 минут каждые два часа. Это несложное правило поможет вам избавиться от маниакального желания ежеминутно заглядывать в почтовый «ящик».

Очень важным для экономии времени является правило одной минуты. Оно заключается в том, что обдумывание ответа на письмо не должно занимать у вас слишком много времени. Если вы осознаете, что какое- то послание требует длительных размышлений, но вы не обязаны предоставлять обратную связь мгновенно, лучше отложите его на потом. Продолжая работать с корреспонденцией, не требующей серьезных раздумий, вы сможете параллельно сочинять ответ на «сложное письмо».
Если вы часто отправляете какие- то письма с приблизительно одинаковым текстом (клиентам, партнерам по бизнесу и т. д.), подготовьте специальные шаблоны. Это, например, могут быть письма с благодарностью, приглашения к сотрудничеству, запрос на предоставление информации. Наличие таких шаблонов позволит вам существенно сэкономить время.
Всегда сортируйте письма по степени важности. Создайте определенные папки, в которые раскладывайте сообщения по принципу «отвечу сейчас, отвечу завтра, не отвечу никогда».
Помните об удобстве, и выступая в качестве отправителя, не игнорируйте строку «Тема письма». Просите других отправителей также придерживаться этого пункта. Четко обозначенная тема поможет решить, следует ли прочесть письмо немедленно или оно подождет вечера, а в дальнейшем - быстро сориентироваться среди разнообразия других писем.
|